Как выбрать программу для управления стоматологией: 5 советов + обзор бесплатной CRM

Как выбрать CRM-систему для стоматологической клиники и не потратить деньги зря? В этой статье мы рассмотрим пять ключевых аспектов, на которые нужно обратить внимание, а также сделаем обзор бесплатной программы, отвечающей всем необходимым требованиям.

---

Что нужно учитывать при выборе онлайн-программы для стоматологии

CRM-система должна выполнять три основные задачи: 

• способствовать выстраиванию хороших отношений с клиентами;
• помогать клинике функционировать без сбоев;
• умножать прибыль за счет оптимизации всех процессов. 

Если хотите, чтобы программа соответствовала этим требованиям, обращайте внимание на следующие пять функций: 

1. Удобство ведения карточек пациентов. В современных CRM-системах ведение карточек максимально автоматизировано: есть интерактивная зубная формула, шаблоны описания процедур и возможность добавления файлов и изображений. Это избавляет врачей от необходимости заниматься лишней бумажной работой и они смогут принять больше пациентов в свой рабочий день. 
2. Удобство составления расписания. CRM-система должна минимизировать время, затрачиваемое администратором на составление графика и запись пациентов на прием. Поэтому проверяйте, предлагает ли программа автоматическое создание расписания для каждого врача или вам придется это делать по старинке вручную. 
3. Наличие складского учета. Важно, чтобы система складского учета обеспечивала прозрачность в управлении запасами медикаментов и помогала избегать нехватки расходников. Для этого она должна работать в тесной связке с остальными функциями программы. Тогда вам не придется вручную списывать материалы по окончанию приема или самостоятельно следить за остатками продукции. CRM-система автоматически обновит информацию о запасах и напомнит о необходимости их пополнения. 
4. Отчеты о работе клиники - это важный инструмент для руководителя, поэтому даже не рассматривайте программы, в которых нет этого блока. CRM должна собирать данные обо всех аспектах, влияющих на прибыль: работе врачей, проведенных процедурах, пациентах и выручке. Также необходимо, чтобы система фиксировала действия сотрудников, включая несанкционированные изменения. Это поможет владельцу контролировать работу персонала и вовремя предотвращать случаи мошенничества. 
5. Стоимость программы должна не только соответствовать ее функционалу, но и учитывать ваши потребности. Некоторые сервисы предлагают только расширенный тариф, который дает возможность управлять несколькими филиалами со множеством кабинетов. Естественно, такая покупка обойдется в копеечку, и при этом совершенно невыгодна тем, кто ведет частную практику и арендует пару кабинетов. Лучше найти программу, которая дает возможность добавлять новые кабинеты или филиалы по мере необходимости.  

Говорить о том, какой должна быть CRM-система можно долго, но это не так эффективно, как показать на практике. Поэтому давайте перейдем к рассмотрению современной программы для стоматологических клиник Емексес-Дент и сравним ее соответствие с нашими требованиями. 

Емексес-Дент — умная система автоматизации и управления стоматологией

Emexes-Dent - это современная CRM-система для стоматологий, созданная в 2024 году. Помимо стандартных функций она включает в себя ряд инновационных инструментов, которые не встречаются в программах, разработанных еще 5-10 лет назад. 

Удобство ведения карточек пациента 

Все данные о пациенте и его лечении сохраняются в электронных карточках, заполнение которых занимает всего несколько минут. 

Интерактивная зубная формула позволяет быстро отмечать объекты, нуждающиеся в лечении, а также те, над которыми уже производились действия. Система настолько детально проработана, что не допустит назначения одному объекту конфликтующих диагнозов. Как следствие, количество ошибок значительно уменьшается. 

Дополнительно в Емексес-Дент есть детская зубная формула, что делает программу универсальной для клиник, принимающих пациентов всех возрастов. 

Врач может легко заполнить протокол приема с помощью заранее подготовленных шаблонов, что значительно сокращает время на административную работу и дает возможность сосредоточиться на лечении пациента. 

Также в электронную карту можно добавлять файлы и изображения, к примеру, снимки или исследования, которые пациент принес с другой клиники. Процедура занимает всего несколько минут, но зато вся важная информация будет под рукой. 

Благодаря продуманной системе ведения карточек, врач не тратит рабочее время на бумажную волокиту, а уделяет его качественному лечению пациентов. Это увеличивает пропускную способность клиники и хорошо сказывается на вашем имидже.

Удобство составления расписания и записи пациента

С Emexes-Dent достаточно один раз указать график работы клиники и каждого врача, а затем программа автоматически будет формировать расписание с учетом этой информации. Если же вы захотите внести разовые изменения, например, увеличить длительность смены или отправить врача в отпуск, система на время подстроится под внесенные правки, а после продолжит создавать расписание по заданному шаблону. 

При этом CRM-система настолько умная, что исключает вероятность ошибок и сводит на нет человеческий фактор. К примеру, если вести запись в таблице Excel, вы можете случайно записать пациента на прием одновременно к двум врачам. Из-за этого создаются накладки в работе клиники, которые приводят к путанице в графике и недовольству клиентов. С Емексес-Дент такого не произойдет, так как программа просто не даст совершить действие, противоречащее расписанию. 

Дополнительно в Emexes-Dent реализована система напоминаний для администратора. Благодаря этому вы точно не забудете предупредить пациента о предстоящем приеме и сделаете это всего за несколько кликов, так как в программу уже добавлена функция SMS-рассылки. Таким образом сокращается количество пропущенных визитов, что напрямую влияет на доход клиники. 

Наличие складского учета 

Емексес-Дент предлагает два варианта ведения складского учета. В первом случае создается один склад, в котором будут фиксироваться все поступления и списания материалов. Этот вариант подходит для небольших клиник. 

Во втором случае все поступления заносятся в базу основного склада, с которого в дальнейшем все расходники переносятся в склады-кабинеты. Списание материалов происходит уже со складов-кабинетов. Такой формат складского учета незаменим в работе больших клиник. 

В CRM-системе можно настроить автоматическое списание медикаментов по окончанию приема. Для этого необходимо указать, какое количество расходников используется для каждой процедуры. Если же врач потратил больше материалов, он легко может задать нужное количество в специальной форме.

Emexes-Dent также будет отслеживать остатки препаратов на складе и вовремя вас информировать о необходимости закупки. Кладовщик должен задать минимальное количество для каждой позиции, и как только значение снизится до этого уровня, материал появится во вкладке “Требуют пополнения”.

Благодаря этой функции вам не придется самостоятельно вести учет, и ситуации, когда все думали, что расходник есть, а его нет, теперь полностью исключены. Как итог, клиника не простаивает, и всё работает слаженно и эффективно.

Отчетность для руководителя клиники

В Емексес-Дент реализована возможность просмотра всех изменений, производимых в системе за любой период времени. Но что более важно, руководитель клиники может отслеживать подозрительные действия, связанные с изменением расписания. К примеру, если кто-то из сотрудников решит добавить себе лишние часы работы, эта информация сразу же появится в разделе “Подозрительные действия”. 

Также в CRM-системе есть отчеты,  позволяющие просмотреть информацию о пациентах, врачах и финансах. Благодаря им вы будете знать: 

• количество выполненных работ каждым сотрудником;
• количество отработанных часов каждого сотрудника;
• количество проданных доп. услуг и товаров каждым сотрудником;
• рейтинг услуг по популярности;
• рейтинг услуг по количеству заработанных средств;
• количество новых пациентов;
• количество принятых пациентов;
• количество несостоявшихся приемов. 

Эта информация поможет:

• корректировать загруженность расписания каждого врача, обеспечивая равномерную нагрузку для каждого;
• поощрять наиболее успешных сотрудников, исходя из количества проданных дополнительных услуг и товаров;
• сосредоточиться на продвижении прибыльных процедур, а также поработать над повышением популярности дорогостоящих, но менее востребованных услуг;
• понять, почему приемы срываются, и найти способы решения этих причин. 

Дополнительные функции

Помимо базового функционала, который обязательно должен быть реализован в любой CRM-системе, Emexes-Dent предлагает инструменты, делающие программу еще более удобной. Например: 

• сбор истории болезни в один файл;
• настройка уровней доступа для каждого сотрудника;
• учет и аналитика торговли профильной продукцией;
• учет расходов клиники (вызов ремонтной бригады, оплата коммунальных услуг);
• возможность принятия наличного, безналичного и смешанного платежа;
• автоматический подсчет сдачи, возможность перевода сдачи на баланс пациента;
• автоматическое формирование актов получения, передачи, списания и продажи, а также их печать;
• практика партнерства с другими специалистами и клиниками, когда те направляют к вам пациентов для проведения исследований. 

Emexes-Dent - бесплатная CRM-система

Как видим, Емексес-Дент полностью соответствует всем требованиям к CRM-системе для стоматологических клиник, а также предлагает расширенный функционал с учетом современных технологий.

При этом у нее есть еще одно важное преимущество — стоимость, так как на данный момент программа абсолютно бесплатна. После регистрации вы получаете на счет бонус, которого хватит на целый год использования CRM-системы. Никаких ограничений в плане предоставляемых функций нет - в бесплатной версии доступны абсолютно все инструменты.

Это очень выгодное предложение, так как вам не придется сразу вкладывать большие суммы в дорогостоящее ПО. Условия добавления дополнительных кабинетов достаточно гибкие, что позволяет масштабировать использование системы по мере развития бизнеса. Каждый новый кабинет будет стоить всего 4,99$/месяц.

При этом вложенные средства многократно окупятся, так как Emexes-Dent поможет увеличить прибыль за счет повышения пропускной способности клиники и улучшения клиентского сервиса.

Заключение 

Подведем итоги. Для того чтобы CRM-система действительно помогала вашему бизнесу слаженно работать, она должна включать в себя все опции для базового функционирования клиники: составление расписания, запись пациентов, ведение карточек, наличие складского учета и отчетность для руководителя. Если же вы хотите, чтобы при этом клиника развивалась и с каждым месяцем доход увеличивался, выбирайте программу, которая предлагает дополнительные инструменты, увеличивающие лояльность клиентов и способствующие оптимизации всех процессов. 

На данный момент лучшим вариантом на рынке является Емексес-Дент, так как это новейшая программа с “умными” технологиями. Переход на неё будет легким и беспроблемным: вся ваша клиентская база "переедет" вместе с вами и ни один пациент не будет утерян. CRM-система интуитивно понятная, но даже если возникнут какие-то вопросы, вы можете обратиться к персональному менеджеру или воспользоваться видео-инструкциями. 

Зарегистрируйтесь в Emexes-Dent уже сегодня!