Як обрати програму для управління стоматологією: 5 порад + огляд безкоштовної CRM

Як обрати CRM-систему для стоматологічної клініки та не витратити гроші даремно? У цій статті ми розглянемо п'ять ключових аспектів, на які потрібно звернути увагу, а також зробимо огляд безкоштовної програми, що відповідає всім необхідним вимогам.

---

Що потрібно враховувати при виборі онлайн-програми для стоматології

CRM-система повинна виконувати три основні завдання: 

• сприяти вибудовуванню хороших відносин із клієнтами;
• допомагати клініці функціонувати без збоїв;
• примножувати прибуток за рахунок оптимізації всіх процесів. 

Якщо хочете, щоб програма відповідала цим вимогам, звертайте увагу на такі п'ять функцій:

1. Зручність ведення карток пацієнтів. У сучасних CRM-системах ведення карток максимально автоматизовано: є інтерактивна зубна формула, шаблони опису процедур і можливість додавання файлів і зображень. Це позбавляє лікарів необхідності займатися зайвою паперовою роботою і вони зможуть прийняти більше пацієнтів у свій робочий день.
2. Зручність складання розкладу. CRM-система повинна мінімізувати час, що витрачається адміністратором на складання графіка і запис пацієнтів на прийом. Тому перевіряйте, чи пропонує програма автоматичне створення розкладу для кожного лікаря, чи вам доведеться це робити по-старому вручну. 
3. Наявність складського обліку. Важливо, щоб система складського обліку забезпечувала прозорість в управлінні запасами медикаментів і допомагала уникати нестачі витратних матеріалів. Для цього вона повинна працювати в тісній зв'язці з іншими функціями програми. Тоді вам не доведеться вручну списувати матеріали після закінчення приймання або самостійно стежити за залишками продукції. CRM-система автоматично оновить інформацію про запаси і нагадає про необхідність їх поповнення
4. Звіти про роботу клініки — це важливий інструмент для керівника, тому навіть не розглядайте програми, в яких немає цього блоку. CRM має збирати дані про всі аспекти, що впливають на прибуток: роботу лікарів, проведені процедури, пацієнтів і виручку. Також необхідно, щоб система фіксувала дії співробітників, включно з несанкціонованими змінами. Це допоможе власнику контролювати роботу персоналу і вчасно запобігати випадкам шахрайства. 
5. Вартість програми має не тільки відповідати її функціоналу, а й враховувати ваші потреби. Деякі сервіси пропонують тільки розширений тариф, який дає можливість керувати кількома філіями з безліччю кабінетів. Звісно, така покупка обійдеться в копієчку, і водночас абсолютно невигідна тим, хто веде приватну практику й орендує кілька кабінетів. Краще знайти програму, яка дає можливість додавати нові кабінети або філії за потреби

Говорити про те, якою має бути CRM-система, можна довго, але це не так ефективно, як показати на практиці. Тому давайте перейдемо до розгляду сучасної програми для стоматологічних клінік Емексес-Дент і порівняємо її відповідність із нашими вимогами.

Емексес-Дент — розумна система автоматизації та управління стоматологією

Emexes-Dent - це сучасна CRM-система для стоматологій, створена 2024 року. Крім стандартних функцій вона містить низку інноваційних інструментів, які не зустрічаються в програмах, розроблених ще 5-10 років тому.

Зручність ведення карток пацієнта 

Усі дані про пацієнта та його лікування зберігаються в електронних картках, заповнення яких займає всього кілька хвилин. 

Інтерактивна зубна формула дає змогу швидко відзначати об'єкти, які потребують лікування, а також ті, над якими вже проводилися дії. Система настільки детально опрацьована, що не допустить призначення одному об'єкту конфліктуючих діагнозів. Як наслідок, кількість помилок значно зменшується. 

Додатково в Емексес-Дент є дитяча зубна формула, що робить програму універсальною для клінік, які приймають пацієнтів різного віку. 

Лікар може легко заповнити протокол прийому за допомогою заздалегідь підготовлених шаблонів, що значно скорочує час на адміністративну роботу і дає можливість зосередитися на лікуванні пацієнта. 

Також в електронну карту можна додавати файли та зображення, наприклад, знімки або дослідження, які пацієнт приніс з іншої клініки. Процедура займає всього кілька хвилин, але зате вся важлива інформація буде під рукою. 

Завдяки продуманій системі ведення карток, лікар не витрачає робочий час на паперову тяганину, а приділяє його якісному лікуванню пацієнтів. Це збільшує пропускну здатність клініки та добре позначається на вашому іміджі.

Зручність складання розкладу та запису пацієнта

З Emexes-Dent достатньо один раз вказати графік роботи клініки й кожного лікаря, а потім програма автоматично формуватиме розклад з урахуванням цієї інформації. Якщо ж ви захочете внести разові зміни, наприклад, збільшити тривалість зміни або відправити лікаря у відпустку, система на деякий час підлаштується під внесені правки, а потім продовжить створювати розклад за заданим шаблоном. 

При цьому CRM-система настільки розумна, що виключає ймовірність помилок і зводить нанівець людський фактор. Наприклад, якщо вести запис у таблиці Excel, ви можете випадково записати пацієнта на прийом одночасно до двох лікарів. Через це створюються накладки в роботі клініки, які призводять до плутанини в графіку і невдоволення клієнтів. З Емексес-Дент такого не станеться, тому що програма просто не дасть вчинити дію, що суперечить розкладу. 

Додатково в Emexes-Dent реалізовано систему нагадувань для адміністратора. Завдяки цьому ви точно не забудете попередити пацієнта про майбутній прийом і зробите це всього за кілька кліків, оскільки в програму вже додано функцію SMS-розсилки. Таким чином скорочується кількість пропущених візитів, що безпосередньо впливає на дохід клініки. 

Наявність складського обліку 

Емексес-Дент пропонує два варіанти ведення складського обліку. У першому випадку створюється один склад, у якому фіксуватимуться всі надходження і списання матеріалів. Цей варіант підходить для невеликих клінік. 

У другому випадку всі надходження заносяться в базу основного складу, з якого надалі всі витратні матеріали переносяться в склади-кабінети. Списання матеріалів відбувається вже зі складів-кабінетів. Такий формат складського обліку незамінний у роботі великих клінік. 

У CRM-системі можна налаштувати автоматичне списання медикаментів після закінчення прийому. Для цього необхідно вказати, яка кількість витратних матеріалів використовується для кожної процедури. Якщо ж лікар витратив більше матеріалів, він легко може задати потрібну кількість у спеціальній формі.

Emexes-Dent також відстежуватиме залишки препаратів на складі та вчасно вас інформуватиме про необхідність закупівлі. Комірник повинен задати мінімальну кількість для кожної позиції, і щойно значення знизиться до цього рівня, матеріал з'явиться у вкладці "Потребують поповнення".

Завдяки цій функції вам не доведеться самостійно вести облік, і ситуації, коли всі думали, що розхідник є, а його немає, тепер повністю виключені. Як підсумок, клініка не простоює, і все працює злагоджено й ефективно.

Звітність для керівника клініки

В Емексес-Дент реалізована можливість перегляду всіх змін, що відбуваються в системі за будь-який період часу. Але що важливіше, керівник клініки може відстежувати підозрілі дії, пов'язані зі зміною розкладу. Наприклад, якщо хтось із співробітників вирішить додати собі зайві години роботи, ця інформація відразу ж з'явиться в розділі "Підозрілі дії". 

Також у CRM-системі є звіти, що дають змогу переглянути інформацію про пацієнтів, лікарів і фінанси. Завдяки їм ви будете знати: 

• кількість виконаних робіт кожним співробітником;
• кількість відпрацьованих годин кожного співробітника;
• кількість проданих додаткових послуг і товарів кожним співробітником;
• рейтинг послуг за популярністю;
• рейтинг послуг за кількістю зароблених коштів;
• кількість нових пацієнтів;
• кількість прийнятих пацієнтів;
• кількість прийомів, що не відбулися

Ця інформація допоможе:

• коригувати завантаженість розкладу кожного лікаря, забезпечуючи рівномірне навантаження для кожного;
• заохочувати найуспішніших співробітників, виходячи з кількості проданих додаткових послуг і товарів;
• зосередитися на просуванні прибуткових процедур, а також попрацювати над підвищенням популярності дорогих, але менш затребуваних послуг;
• зрозуміти, чому прийоми зриваються, і знайти способи вирішення цих причин. 

Додаткові функції

Крім базового функціоналу, який обов'язково має бути реалізовано в будь-якій CRM-системі, Emexes-Dent пропонує інструменти, що роблять програму ще зручнішою. 

Наприклад: 

• збір історії хвороби в один файл;
• налаштування рівнів доступу для кожного співробітника;
• облік та аналітика торгівлі профільною продукцією;
• облік витрат клініки (виклик ремонтної бригади, оплата комунальних послуг);
• можливість прийняття готівкового, безготівкового і змішаного платежу;
• автоматичний підрахунок здачі, можливість переведення здачі на баланс пацієнта;
• автоматичне формування актів отримання, передання, списання та продажу, а також їх друк;
• практика партнерства з іншими фахівцями та клініками, коли ті направляють до вас пацієнтів для проведення досліджень. 

У системі управління клінікою реалізована можливість реєстрації заробітних плат співробітників з автоматичним підрахунком кількості зароблених ними коштів і відпрацьованих годин. За допомогою цієї функції ви можете легко підрахувати суму виплати фахівця, а також нарахувати йому премію. Крім того, керівнику клініки доступна повна звітність за заробітними платами з графіками та архівами дій.

Emexes-Dent - безкоштовна CRM-система

Як бачимо, Емексес-Дент повністю відповідає всім вимогам до CRM-системи для стоматологічних клінік, а також пропонує розширений функціонал з урахуванням сучасних технологій.

Водночас у неї є ще одна важлива перевага — вартість, оскільки наразі програма абсолютно безкоштовна. Після реєстрації ви отримуєте на рахунок бонус, якого вистачить на цілий рік використання CRM-системи. Жодних обмежень у плані функцій, що надаються, немає — у безкоштовній версії доступні абсолютно всі інструменти.

Це дуже вигідна пропозиція, оскільки вам не доведеться відразу вкладати великі суми в дороге ПЗ. Умови додавання додаткових кабінетів досить гнучкі, що дає змогу масштабувати використання системи в міру розвитку бізнесу. Кожен новий кабінет коштуватиме всього 4,99$/місяць.

Водночас вкладені кошти багаторазово окупляться, адже Emexes-Dent допоможе збільшити прибуток завдяки підвищенню пропускної спроможності клініки та поліпшенню клієнтського сервісу.

Висновок

Підіб'ємо підсумки. Для того, щоб CRM-система дійсно допомагала вашому бізнесу злагоджено працювати, вона повинна містити всі опції для базового функціонування клініки: складання розкладу, запис пацієнтів, ведення карток, наявність складського обліку та звітність для керівника. Якщо ж ви хочете, щоб при цьому клініка розвивалася і з кожним місяцем дохід збільшувався, обирайте програму, яка пропонує додаткові інструменти, що збільшують лояльність клієнтів і сприяють оптимізації всіх процесів.

Наразі найкращим варіантом на ринку є Емексес-Дент, оскільки це новітня програма з "розумними" технологіями. Перехід на неї буде легким і безпроблемним: уся ваша клієнтська база "переїде" разом із вами та жодного пацієнта не буде втрачено. CRM-система інтуїтивно зрозуміла, але навіть якщо виникнуть якісь питання, ви можете звернутися до персонального менеджера або скористатися відео-інструкціями.

Зареєструйтесь в Emexes-Dent вже сьогодні!